MAKALAH ORGANISASI KEGIATAN KEHUMASAN
ORGANISASI
KEGIATAN KEHUMASAN
MAKALAH
Disusun guna memenuhi tugas
mata kuliah Manajemen Citra Diri dan Kehumasan
Dosen Pengampu : Sugiyono, S.E., M.M.
Oleh Kelompok 1:
ü
Ahmad Sigit P. (155502000) VKB
ü Dwi Kurnia Novita S. (155502039)
VKB
ü Eva
Fitriana Nur Utami (155502052) V KB
ü Fatma Faidah (145501690)
VKB
MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PUTRA BANGSA
2017/2018
KATA
PENGANTAR
Assalamu’alaikumWrWb
Alhamdulillah, puji syukur kepada Tuhan Yang MahaEsa, karena atas limpahan
rahmatnya, sehingga penulisan makalah tugas manajemen citra diri dan kehumasan
yang berjudul “Organisasi Kegiatan Kehumasan” dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat dan
salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Penulisan makalah ini
bertujuan untuk memenuhi tugas Manajemen Citra Diri Dan Kehumasan oleh dosen
pengampu matakuliah Manajemen Citra Diri Dan Kehumasan, Sugiyono, SE., M.M.
Makalah ini di tulis dari hasil penyusunan data-data yang diperoleh
dari buku-buku, artikel-artikel, serta informasi media
sosial yang berhubungan dengan tema di atas, tak lupa juga kami ucapkan
terimakasih kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah bekerjasama sehingga dapat
diselesaikannya makalah ini. Saya mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan
dan penyempurnaan makalah ini, dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
pihak yang membutuhkan dan bermanfaat bagi semua pembaca amin.
Wassalamu’alaikumWrWb
Kebumen, 4 Oktober 2017
Tim Penulis
DAFTAR
ISI
Hlm
HALAMAN
COVER.........................................................................................
i
KATA
PENGANTAR........................................................................................
ii
DAFTAR
ISI………………………………………………………………...... iii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang........................................................................................
B.
Rumusan Masalah...................................................................................
C.
Tujuan......................................................................................................
BAB II PEMBAHASAN
1. Fungsi humas dalam sebuah organisasi...................................................
2. Organisasi profesi humas........................................................................
3. Kedudukan public relations dalam organisasi.........................................
4. Tugas humas dalam organisasi................................................................
5. Kegiatan-kegiatan humas .......................................................................
BAB
III PENUTUP............................................................................................
DAFTAR
PUSTAKA.........................................................................................
DAFTAR
ISI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan,
direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara
sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Humas (PR) adalah sebuah seni
sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya,
memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan
program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun
lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.
Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya
harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta,
merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-hasil apa yang telah
dicapainya. Public relation atau hubungan
masyarakat masih merupakan bidang baru terutama di Indonesia. Lahirnya public
relations seperti yang dipraktekan sekarang ialah karena adanya
kemajuan-kemajuan dalam berbagai macam bidang itu. Kemajuan yang sekaligus
merupakan juga kekuatan-kekuatan dalam masyarakat, memisahkan manusia kedalam
berbagai kelompok atau golongan, yang masing-masing mempunyai tujuan sendiri
dan berusaha untuk mencapai tujuan itu dengan sebaik-baiknya.
Berdasarkan hal-hal tersebut, maka untuk
menciptakan kerja sama, public relations merupaka suatu kebutuhan dalam
masyarakat dewasa ini, dimana orang-orangnya bergerak diberbagai bidang,
misalnya dalam bidang industri, perusahaan, pendidikan, pemerintahan,
kerokhanian, social ekonomi, politik perburuan dan sebagainya. Banyak orang tidak percaya dan sulit mempercayai bahwa humas bermanfaat
bagi organisasi atau lembaganya, anggapan itu dikarenakan kesalahan penerapan
humas itu sendiri, penerapan humas terkadang cenderung tidak terintegrasi
dengan bagian yang lain, dan tidak terencana dengan baik , padahal humas tidak
beda dengan fungsi manajemen yang lainnya, yang memerlukan perencanaan,
pengorganisasian, aksi dan evaluasi, dalam arti kerja humas haruslah terencana
dengan baik, dan dirumuskan tujuannya serta ditentukan tingkat keberhasilannya.
Pendekatan public
relations memang tidak harus dilihat semata-mata sebagai aparat
kelembagaan, seperti dalam wujud Bagian Humas atau Biro Humas. Yang utama,
memang, penerapannya sebagai metode komunikasi oleh tiap karyawannya. Mengingat
diperlukan waktu panjang untuk mengusahakan tiap karyawan mampu menerapkan public relations sebagai metode
komunikasi dalam kehidupan dan kegiatan sehari-harinya, hadirnya public relations sebagai lembaga di
lingkungan pemerintah kabupaten dan kota masih diperlukan. Selain dua
pendekatan itu, masih dimungkinkan pendekatan ketiga yakni peran humas
dirangkap top manager atau perangkat pemerintah lain. Kemungkinan lainnya,
pemerintah mempekerjakan konsultan jasa di bidang public relations yang berada di luar struktur pemerintahan, terus –
menerus atau secara insidental.
Dalam era ini humas sebagai salah satu fungsi
manajemen dalam lingkungan pemerintah kabupaten atau kota perlu tetap
dipertahankan bahkan harus ditingkatkan perannya. Peningkatan perannya dengan jalan
memperbarui dan menyesuaikan konsep humas pemerintah yang selama ini kita
kenal, dan menerapkan konsep public
relations dalam manajemen modern selaras tuntutan dan tantangan era Orde
Reformasi, era Masyarakat Informasi dan era Otonomi Daerah.
B. Rumusan
Masalah
1.
Apa fungsi
humas dalam sebuah organisasi?
2.
Apasaja Organisasi
Profesi Humas?
3.
Bagaimana
Kedudukan humas dalam Organisasi ?
4.
Bagaimana tugas
humas dalam organisasi?
5.
Apa kegiatan-kegiatan
humas dalam organisasi?
C. Tujuan
1. Mengetahui
fungsi humas dalam sebuah organisasi.
2.
Mengetahui Organisasi
Profesi Humas.
3. Mengetahui
kedudukan humas dalam organisasi.
4. Mengetahui tugas humas dalam organisasi.
5. Mengetahui
kegiatan-kegiatan humas dalam organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. FUNGSI
HUMAS DALAM SEBUAH ORGANISASI
Fungsi atau peranan adalah harapan publik terhadap apa
yang seharusnya dilakukan oleh public
relations sesuai dengan kedudukannya sebagai seorang public relations. Jadi, public
relations dikatakan berfungsi apabila dia mampu melakukan tugas dan
kewajibannya dengan baik, berguna atau tidak dalam menunjang tujuan perusahaan
dan menjamin kepentingan publik (Kriyantono, 2008: 21)
Secara garis besar fungsi public relations adalah:
a.
Memelihara
komunikasi yang harmonis antara perusahaan dengan publiknya (maintain good communication)
b.
Melayani
kepentingan publik dengan baik (serve
public’s interest)
c.
Memelihara
perilaku dan moralitas perusahaan dengan baik (maintain good morals & manners)
Fungsi
humas dalam sebuah organisasi
pada umumnya, antara lain :
a. Penyusunan
Kegiatan / Programing
Meliputi :
Ø Analisa
masalah dan alternatif
Ø Penetapan
tujuan dan publik (kelompok yang dukungan atau pengertiannya diperlukan).
Ø Pemberian
saran serta perencanaan aktivitas
Programming ini bisa
juga termasuk penyusunan anggaran dari persetujuan terhadap tanggungjawab
orang-orang tertentu (termasuk non humas). Misal Direktur Utama dari perusahaan
seringkali merupakan gambaran kunci dalam aktivitas humas.
b. Keterpautan
(Relationships)
Keterpautan atau
keterkaitan humas merupakan fungsi tertentu, seorang humas bisa lebih
mengembangkan keterampilannya dalam mengumpulkan informasi dari manajemen,
rekan internal perusahaan, serta dari Eksternal perusahaan (luar organisasi). Pengembangan ketrampilan melalui :
Ø Secara
kontinyu mengevaluasi apa yang telah dilaksanakan
Ø Merumuskan
rekomendasi
Ø Mengusahakan
persetujuan manajemen dalam sebuah keputusan
Banyak
kegiatan humas menuntut keterkaitan dengan dan melalui hubungan kerjasama ;
staf personalia, staf direksi, staf pemasaran.
Petugas Humas
dikatakan efektif apabila ‘’dapat berpengaruh terhadap orang lain ‘’
Petugas
Humas adalah “mewakili” dan “bekerja” atas nama organisasinya, berhubungan
secara formal dan nonformal termasuk dengan ; lembaga pemerintah, pendidikan,
masyarakat umum
c. Penulisan
& Penyuntingan
Petugas Humas seringkali berhubungan dengan
kelompok besar dalam masyarakat, maka membutuhkan alat/role yang dinamakan dengan
:
Ø
“Kata-kata tercetak”, yaitu : siaran
berita (news release), brosur, pidato, naskah, artikel majalah promosi,
informasi produk (barang/jasa) yang dimiliki.
Ø
“Materi Teknis”, yaitu : publikasi
tentang para pekerja, surat berita (news-letter), laporan pemegang saham dan
komuniasi manajemen lainnya.
Ø
Syarat alat mutlak dan harus
terdapat pada alat-alat komunikasi diatas adalah menggunakan gaya penulisan
yang jelas, secara efektif mengkomunikasikan hal-hal yang diperlukan
d. Informasi
(Information)
Ø
Informasi adalah
aktifitas Humas yang umum dilakukan, dengan menunjuk saluran yang tepat bagi
penyebaran materi. Bisa melalui : surat kabar, stasiun radio, majalah
dagang/majalah umum.
Ø
Humas harus
mengetahui terlebih dahulu pengetahuan tentang surat kabar dan media yang
ditunjuk, berikut spesialisasinya serta minat dari editornya.
Ø
“anda harus memperoleh editor yang tepat dari
media komunikasi yang tepat dengan berita yang tepat pada saat yang tepat”.
e. Produksi
(Production)
a)
Memilih cara-cara penting dalam berkomunikasi,
melalui :
Ø
Brosur
Ø
Laporan khusus
Ø
Program multimedia
b)
Humas tidak perlu menjadi seorang
ahli dalam seni, tipografi, fotografi, akan tetapi pengetahuan tentang teknik
tersebut diperlukan bagi perencanaan dan pengawasan kehumasan.
c)
Petugas Humas memiliki keharusan
mengembangkan pengetahuan yang seyogyanya mendukung fungsi-fungsi produksi,
untuk menghasilkan cara berkomunikasi yang efektif dan efisien.
f. Peristiwa
Khusus (Special Events)
a)
Bisa dilakukan melalui berbagai
cara, diantaranya :
Ø
Konferensi Pers
Ø
Pameran
Ø
Pertunjukan khusus
Ø
Perayaan ulang tahun
Ø
Kontes dan program berhadiah
Ø
Kunjungan / lawatan khusus
Ø
Pertemuan khusus
b)
Tujuannya adalah untuk menarik
perhatian dan memperoleh penerimaan dari masyarakat.
c)
Perlu perhatian khusus dari hal yang
sekecil mungkin, sampai dengan publisitas dan laporan khusus.
g. Pidato
(Speaking)
a)
Pekerjaan Humas menuntut
keterampilan dan kemampuan dalam berkomunikasi tatap muka dan mencari forum
yang cocok.
b)
Mempersiapkan pidato bagi orang lain
dan ataupun menyampaikan pidato, menjadi keahlian penting dalam kehumasan.
c)
Efektif menyampaikan pesannya kepada
orang dan kelompok, bisa mempengaruhi orang lain, dan menjadi penyampai pesan
yang baik untuk orang lain.
h. Penelitian
dan Penilaian
a)
Aktivitas pertama yang harus dilakukan
seorang Humas adalah “Fact-Finding” artinya “pengumpulan fakta”.
b)
Kegiatan ini bersifat sangat pribadi
melalui wawancara, pengkajian materi, percakapan yang sifatnya informal.
c)
Pengumpulan data juga bisa melalui ;
teknik survei dan penelitian opini.
d)
Setelah program selesai, humas harus
mempelajari hasilnya dan menilai pelaksanaan dan keefektifan program, untuk
dilaporkan kepada manajemen.
B. ORGANISASI
PROFESI HUMAS
1.
PERHUMAS
Pada tanggal 15 Desember 1972
para praktisi humas di Indonesia mendirikan Perhimpunan Hubungan Masyarakat
Indonesia (PERHUMAS) di jakarta. Berikut tujuan-tujuan PERHUMAS adalah sebagai
berikut :
1) Meningkatkan
perkembangan dan keterampilan profesional hubungan masyarakat di Indonesia.
2) Memperluas dan
memperdalam pengetahuan mengenai hubungan masyarakat.
3) Meningkatkan kontak
dan pertukaran pengalaman diantara para anggotanya.
4) Menyelenggarakan
hubungan dengan organisasi-organisasi serumpun dengan bidang hubungan
masyarakat, di dalam maupun diluar negeri.
Tahun 1977 Perhumas
memprakarsai berdirinya organisasi humas di Asia Tenggara yaitu FAPRO (Federation
of ASEAN Public Relations Organization) di
Kuala Lumpur. Indonesia melalui Perhumas ditunjuk menjadi tuan rumah konferensi
FAPRO di jakarta.
Sebagai organisasi
resmi, Perhumas telah menetapkan kode etik profesi dan telah terdaftar di
Departermen Dalam Negeri dan Departermen Penerangan waktu itu, serta tercatat
dan diakui oleh International
public Relations Association (IPRA),
yang merupakan organisasi profesi di tingkat internasional.
2.
APPRI
Di Indonesia juga
terdapat organisasi yanng menghimpun perusahaan humas, yakni APPRI (Asosiasi
Perusahaan Public Relations). APRI didirikan pada 10 April 1987 di Jakarta
bersifat independen. Tujuan Apri Adalah sebagai berikut:
1)
Menghimpun, membina dan mengarahkan potensi
perusahaan public relations nasional, agar secara aktif, positif, dan kreatif,
turut serta dalam usaha mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur,
berlandaskan pancasila dan UUD 1945.
2)
Mewujudkan fungsi public relations yang
sehat, jujur dan bertanggung jawab, sesuai dengan kode praktik dan kode etik
yang lazim berlaku secara nasional dan internasional.
3)
Mengembangan dan mewujudkan kepentingan
asosiasi dengan memberikan kesempatan kepada para anggota dengan konsultasi dan
kerjasama serta memberikan saran bagi pemerintah.
4)
Memberi informasi kepada klien bahwa
anggota APPRI memenuhi syarat untuk memberikan nasihat dalam bidang public
relations dan akan bertindak untuk klien menurut kemampuan profesionalnya.
5)
Merupakan sarana untuk para anggotanya
dalam soal-soal kepentingan usaha dan profesi, dan menjadi forum koordinasi
praktik publik relations.
6)
Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk
mengetahui mengenai pengalaman dan kualifikasi para anggotanya.
7)
Membantu mengembangkan kepercayaan umum
atas jasa public relations.
APPRI juga telah
menetapkan kode etik profesi dan memberlakukan pada anggotanya. Sampai sejauh
ini anggota APPRI telah berkiprah di tingkat internasional.
3.
Organisasi Profesi Humasi Di Luar Negeri
Berikut beberapa
profil organisasi profesi dari negara-negara di Dunia, antara lain yaitu:
1)
PRSA (Public
Relations Sociaty of American)
Berkantor pusat di
New York, PRSA berdiri tahun 1947. PRSA memiliki tujuan sebagai berikut:
a. Untuk menyatukan
mereka yang melakukan kegiatan di bidang humas.
b. Untuk
mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi bidanb kehumasan.
c. Untuk merumuskan,
memajukan, menjelaskan tujuan, fungsi humas dan seterusnya kepada
kelompok-kelompokusaha.
d. Untuk memperbaiki
hubungan pelaksanaan humas dengan para majikan dan klien.
e. Untuk memajukan dan
berusaha mempertahankan standar yang tinggi pelayanan umum dan tingkah laku.
f.
Untuk bertukar pikiran dan pengalaman.
Serta untuk menerbitkan pamflet, buku, monografi, majalah dan sebagainya.
g. Untuk menggiatkan,
menyediakan sarana dan kesempatan bagi riset serta memberikan, menghibahkan,
dan menseponsori pemberian beasiswa.
2) Institute Public Relations of British (IPR)
IPR merupakan
organisasi humas di nggris didirikan secara resmi dan mendapat pengakuan pada
tahun 1964, tujuan PR adalah sebagai berikut :
a.
Untuk memajukan perkembangan humas.
b.
Untuk mendorong dan memupuk ketaatan pada
standar profesional yang tinggi untuk para anggotanya.
c.
Untuk mengatur diskusi, konferusik, pertemuan,
dan lain-lain mengenai masalah yanag menjadi pertimbangan bersama.dan secara
umun bertindak sebagai wadah bagi pertukayan gagasan mengenai praktek
kehumasan.
3) Netherlands Society of Public Relations
Beberapa tokoh pers
terkemuka di Belanda merintis suatu perhimpunan profesi humas yang pada tahun
1952 telah mendapat izin dari kerajaan, dengan nama Netherlands Society of
Public Relations dan pada tahun 1979 namanya diganti menjadi NGPR (Vereniging
voor Public Relations en Voorlichting/Asosiasi PR dan informasi)
.
4.
Organisasi Profesi Humas Internasional
Organisasi humas
tingkat internasional terbentuk pada Mei 1955 dalam suatu pertemuan di
Stratfort-Upon-Avon, Dengan tujuan sebagai berikut:
1)
Menyediakan jalur bagi pertukaran gagasan
dan pengalaman profesional antara mereka yang berurusan dalam kegiatan humas
mengenai kepentingan internasional.
2)
Mengadakansuatu rotasi apabila anggotanya
setiap saat memerlukan pemberitahuan dan bimbingan.
3)
Membantu mencapai kualitas tertinggi
tentang praktik kehumasan umumnya di seluruh negara dan terutama di bidang
internasional.
4)
Meningkatkan praktik kehumasan di semua
bidang kegiatan di dunia dan memajukan nilai-nilai dan pengaruhnya melalui
promosi ilmu pengetahuan.
5)
Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap
permasalahan yang mempengaruhi praktik kehumasan yang biasa terjadi di berbagai
negara termasuk masalah-masalah seperti status profesi sebagai kode etik
profesi.
6)
Menebitkan berbagai buleti, majalah atau
terbitan-terbitan lain, seperti “Who’s Who” dibidang humas internasional.
7)
Mengerjakan kegiatan-kegiatan lain yang
mungkin menguntungkan para anggotanya.
Keanggotaan IPRA
terbuka bagi semua orang yang bertanggung jawab penuh bagi rencana dan
pelaksanaan suatu bagian penting dan berkaitan dengan semua kegiatan dari suatu
badan hukum, perusahaan,perserikatan, pemerintah atau organisasi lain yang
membina hubungan baik dan produktif dengan publik atan khalayak ramai.
C. KEDUDUKAN
PUBLIC RELATIONS DALAM ORGANISASI
Bahwa kedudukan humas/PR adalah menilai sikap masyarakat
(public) agar tercipta keserasian antara masyarakat dan kebijaksanaan
organisasi/instansi. Karena mulai dari aktivitas, program Humas, tujuan (goal)
dan hingga sasaran (target) yang hendak dicapai oleh organisasi/instansi
tersebut tidak terlpas dari dukungan, serta kepercayaan citra positif dari
pihak publiknya. Dalam menjalankan fungsinya seorang PR/Humas, sebagai pejabat
humas dituntut untuk memiliki empat kemampuan, yaitu:
a. Memiliki
kemampuan mengamati dan menganalisis suatu persoalan berdasarkan fkata di
lapangan, perencanaan kerja komunikasi dan mampu mengevaluasi suatu problematic
yang dihadapinya.
b. Kemampuan
untuk menarik perhatian, melalui berbagai kegiatan publikasi yang kreatif,
inovatif, dinamis dan menarik bagi publiknya sebagai target sasarannya.
c. Kemampuan
untuk mempengaruhi pendapat umum, merekayasa pandangan atau opini public
(crystallizing public opinion) yang searah dengan kebijakan organisasi instansi
yang diwakilinya itu dalam posisi yang saling mnguntungkan.
d. Kemampuan
PR/Humas menjalin suasana saling percaya toleransi, saling menghargai, good
will dan lain sebagainya dengan berbagai pihak, baik publik internal maupun
eksternal.
Dan peran ideal yang harus dimiliki oleh praktisi
Humas (public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara
lain:
a. Menjelaskan tujuan-tujuan (clarifying
goals) organisasi kepada pihak publiknya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan
baik, apabila PR/Humas bersangkutan lebih memahami atau meyakini
pesan/informasi yang akan disampaikan itu.
b.
Bertindak
sebagai radar, tetapi juga harus mampu memperlancar pelaksanaan public
policynya. Jangan sampai pesan atau informasi tersebut membingungkan atau
menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas arahnya, sehingga
pesan-pesan akan menjadi sulit untuk diterima oleh public.
c.
Pihak
PR/Humas harus memiliki kemampuan untuk melihat ke depan atau memprediksi
sesuatu secara tepat yang didasarkan kepada pengetahuan akan data atau sumber
informasi actual dan factual, yang menyangkut kepentingan organisasi maupun
publiknya.
D. TUGAS
HUMAS DALAM ORGANISASI
Secara
umum Public Relations di artikan
sebagai suatu kegiatan membangun hubungan dengan public. Hubungan yang di
maksud adalah hubungan yang di sertai niat baik antara perusahaan atau
organisasinya dengan publiknya.
Pembentukan
divisi PR dalam sebuah organisasi atau perusahaan bertujuam untuk membantu atau
mendukung apa yang menjadi tujuan spesifik dari perusahaan tersebut, yang
kemudian di lanjutkan dengan dikembangkannya hubungan yang harmonis dengan public.
International Center of Public Relation
mengemukakan sepuluh cara PR dalam mendukung tujuan perusahaan, yakni :
1)
Mempromosikan barang atau jasa
2)
Mendeteksi key issue dan peluang peluang
yang mempemgaruhi perusahaan
3)
Menetapkan organization posture dalam
berhubungan dengan public
4)
Meningkatkan goodwill terhadap seluruh
karyawan
5)
Menvegah dan menyelesaikan masalah
ketenagakerjaan
6)
Meningkatrkan goodwill pemegang saham
7)
Menghindarkan kesalahpahaman atau
kecurigaan public terharap perushaan
8)
Menginvestigasi perilaku kelompok kelompok
yang mempengaruhi organisasi
9)
Memformulisasikan kebijakan kebijakan dan
cara penerapannya
10)
Memperhatikan perubahan – perubahan yang
berhubungan dengan Public Relation. Dalam PR two- way communication adalah hal yang sangat mendasar. Ini di
karenakan komunikasi timbal balik akan menciptakan mutual understanding dan public
support, yang pada gilirannya nanti akan menimbulkan goodwill.
Tujuan
di atas sangat inhern dengan tujuan perusahaan karena prinsip pokok public relation bertolak dari
organisasi. PR tidak pernah terpisah dari organisasi. Nama baik oraganisasi
tidak tergantung pada apa yang di kerjakan, tetapi terletak pada bagaimana
organisasi tersebut menempatkan diri agar di terima di sukai public. Agar
semakin di kenal, prinsip banyak bicara banyak bekerja perlu di realisasikan.
Untuk dapat di kenal perlu ada usaha untuk memperkenalkan diri kepada pihak
lain.
Pr
memegang peranan yang sangat sentral dalam usaha memperkenalkan diri agar
semakin di kenal dan di cintai public. Sebagai fungsi menejemen strategis, PR
ideal adalah PR yang menjebatani kepentingan organisasi kepada public.
Misalnya, Public Relation menjalankan fungsi sebagai pemberi informasi tentang
peraturan baru yang di terapkan di dalam perusahaan.
Fungsi
strategis lainnya adalah memperkenalkan kegiatan organisasi
kepada public. Bila hubungan antara organisasi dengan public berjalan baik,
maka akan sangat mudah untuk memperkenalkan kegiatan organisasi kepada public.
Perkenalan yang efektif akan menghasilkan partisipasi public dalam suatu
kegiatan. Tujuan terakhirnya selalu bermuara pada terjalinnya hubungan baik
antara organisasi dan public.
Fungsi
PR yang tidak kalah penting adalah memberi masukan kepada
pemimpin organisasi. Disini PR harus dapat memberikan konseling dan menjadi
konselor yang baik bagi managemen. Fungsi PR yang berada di tengah tengah yang
mampu bergaul ke atas dan ke bawah sekaligus. Apa yang di perankan oleh PR
harus benar benar mencerminkan visi, misi, dan nilai nilai dasar organisasi.
Dalam upaya membina hubungan dengan public, membentuk citra baru bagi
perusahaan, maka seorang PR harus mampu membuat program yang mencerminkan visi,
misi dan nilai nilai dasar organisasi, bila semua peran di jalankan dengan
semestinya, maka dukungan dari segmen public akan terjalin secara otomatis.
Produk dan jasa yang di hasilkan pun akan menjadi objek perhatian public.
Menurut
Grunig dan Hun, sebuah sistem terdiri dari aspek-aspek; lingkungan
(Enveronment), pembatas (Boundary), masukan (Input),keluaran
(Output), proses (troughtput), dan umpan balik
(feedback). Selain itu, bentuk sistem organisasi terbagi menjadi tertutup
dan terbuka. Organisasi tertutup adalah sistem organisasi yang tidak
berinteraksi dengan lingkungannya, dalam artian semua elemen dan kebutuhan
organsiasi dapat dipenuhi oleh internal organisasi. Sedangkan organisasi
terbuka adalah sebaliknya, membutuhkan elemen dan interaksi dengan lingkungan
luar.
Bagaimana
keberadaan dan peran humas di dalam struktur organisasi ? ada beberapa faktor
yang mempengaruhi keberadaan humas dalam struktur organisasi; (1) besar
kecilnya organisasi, dan (2) kemauan pemimpinnya. Dalam organisasi Humas
terdapat dua peran besar bagi humas, yaitu sebagai teknisi dan manajer. Sebagai
manajer humas berperan sebagai:
1.
Expert
preciber (ahli atau penasehat manajemen)
Praktisi
humas dianggap sebagai seorang ahli yang bisa memberi solusi bagi permasalahan
humas sebuah organisasi dan manajemen.
2.
Communications
facilitator
Praktisi
humas bertindak sebagai perantara, penghubung, penerjemah serta mediator,
menjaga terwujudnya komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya.
3.
Problem
solving process facilitator
Humas
dilibatkan dalam memecahkan masalah organisasi, meskipun peranannya masih dalam
koridor komunikasi.
Sedangkan
Dozier mengidentifikasi dua peran tingkat menengah, yaitu:
1.
Media
relations role. Tugas praktisi humas memastikan media selalu mendapat
informasi dari organisasi apa saja yang dibutuhkan dan dikhawatirkan media.
2.
Communication
and laison role. Humas bertugas sebagai perwakilan dari organisai
dalam kegiatan-kegiatan untuk menciptakan peluang berkomunikasi antara
organisasi dan publiknya.
E. KEGIATAN-KEGIATAN
HUMAS
Pekerjaan-pekerjaan humas yang
dihadapi para petugasnya baik pimpinan humas ataupun bukan, sesungguhnya ada
banyak. Keragaman pekerjaan yang mereka tangani, tergantung pula dari kebijakan
pimpinan organisasi / perusahaan / instansi dimana mereka bekerja, baik humas
internal ataupun humas eksternal
a.
Humas
Internal
Internal relations (hubungan internal) adalah kegiatan
PR untuk membina hubungan dengan publik internal, seperti karyawan, para
manajer, top management, dan para pemegang saham (stockholders) agar citra dan
reputasi organisasi atau perusahaan tetap positif dimata public internal.
a)
Hubungan Karyawan
Sebuah
organisasi, lembaga atau perusahaan jangan berharap memperoleh hubungan
komunitas yang baik apabila para karyawannya tidak diberikan informasi atau
diberikan informasi yang salah. Kegagalan yang serius dalam komunikasi karyawan
menciptakan kelambanan pegawai, ketidakefisienan, produktivitas menurun,
semangat kerja menurun, mungkin timbul pemogokan, serta masalah lain yang
menimbulkan dan merugikan organisasi, lembaga atau perusahaan, misalnya
penjualan produk jasa menurun, keuntungan berkurang, juga citra dan reputasinya
menjadi negatif (Moore, 2004 : 348).
Dalam
melakukan hubungan dengan karyawan, banyak cara dan media yang dapat digunakan
oleh pihak perusahaan. Diantaranya:
a)
Komunikasi lisan antar personal.
Komunikasi lisan antarpersonal merupakan metode berhubungan dengan karyawan
yang paling efektif.
b)
Sistem pidato secara kelompok. Di
pabrik atau di kantor, sistem ini biasanya digunakan untuk menyebarkan
informasi penting secara cepat dan tepat, tanpa harus memanggil karyawan dari
pekerjaannya. Siaran dari manajemen puncak melalui pengeras suara yang disebar
di setiap unit pabrik atau kantor.
c)
Sistem informasi telepon. Untuk
memberikan informasi kepada karyawan tentang masalah organisasi, lembaga, atau
perusahaan, beberapa perusahaan besar telah menggunakan pelayanan informasi
melalui telepon kepada karyawannya.
d)
Rapat merupakan media komunikasi
yang lazim dilaksanakan manajemen dengan karyawan.
e)
Siaran televisi terbatas. Siaran
televisi terbatas (internal) yang menggambarkan kemajuan dan pelaksanaan
perusahaan digunakan perusahaan besar dalam melakukan komunikasi dengan para
karyawannya.
f)
Gelanggang terbuka (open house).
Gelanggang terbuka yang ditunjukan untuk karyawan dan keluarganya memberikan
kesempatan kepada pihak manajemen untuk berkomunikasi dengan para karyawan.
g)
Kunjungan pelaksana ke berbagai
bagian.
h)
Surat manajemen. Surat manajemen
yang memaparkan masalah perusahaan yang sangat penting disebarkan kepada
karyawan oleh pengawas atau dikirim ke rumah karyawan.
ü
Surat kabar atau majalah karyawan.
ü
Papan pengumuman
ü
Pameran produk, bahan baku dan
produk akhir memberikan kesan kepada karyawan berkenaan dengan peranannya dalam
menghasilkan produk tersebut.
ü
Laporan keuangan. Untuk memberikan
informasi kepada karyawan tentang keuangan perusahaan dan memperbaiki kesalahpahaman
tentang penghasilan, laporan keuangan sementara dan laporan keuangan tahunan
disebarkan kepada karyawan.
ü
Iklan surat kabar atau majalah
perusahaan. Iklan yang dipasang di surat kabar atau majalah perusahaan
memberikan informasi kepada karyawan dan keluarganya tentang kegiatan
perusahaan.
ü
Buku penuntun atau pedoman karyawan.
Digunakan untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang kebijaksanaan,
prosedur, jam kerja, gaji, keuntungan serta ketentuan dan peraturan.
ü
Amplop daftar gaji. Amplop daftar
gaji digunakan untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang perubahan
gaji, pensiunan, dan asuransi kelompok.
ü
Kaset, film dan slaid media
komunikasi karyawan yang utama. Pita serta film digunakan untuk memberikan
informasi kepada karyawan baru tentang sejarah perusahaan, organisasi, produk
dan ketentuan karyawan.
ü
Rak baca yang diisi buku mini
tentang masalah perusahaan, politik, ekonomi, sosial, kesehatan, penghematan,
keamanan, hobi, masakan, olahraga dan hal-hal yang menarik lainya untuk para
karyawan.
b)
Hubungan Pemegang Saham
Tujuan
hubungan pemegang saham adalah untuk membangkitkan perhatian pemilik pada
perusahaan; menciptakan suatu pengertian yang lebih baik antara perusahaan dan
para pemilik saham dengan komunitas finansial; membujuk para pemegang saham
untuk memakai dan menganjurkan pembelian produk perusahaan; mengurangi
pergantian para pemegang saham dan mempromosikan pemilikan saham sebagai suatu
investasi jangka panjang; mengurangi kritik pemegang saham dan oposisi terhadap
manajemen; memantapkan pasaran untuk jaminan perusahaan; meningkatkan prestise
atau gengsi sebuah perusahaan di antara para pemilik; mendapatkan kesetiaan
para pemegang saham untuk menjamin pengendalian operasi oleh manajemen;
memperoleh dukungan para pemegang saham sebagai suatu sumber modal baru; menciptakan
minat para investor baru dan meningkatkan modal tambahan; mendapat rekomendasi
yang baik dengan jaminan perusahaan dari para penasihat investasi dan analis
jaminan; dan mendapat dukungan pemegang saham untuk proyek-proyek PR
(Moore, 2004 : 365)
b.
Humas
Eksternal
External
relations (hubungan eksternal) adalah kegiatan PR yang melakukan hubungan
dengan publik eksternal sebuah organisasi atau perusahaan, seperti pers,
pendidik, dan para pemuka pendapat. Sebagai analogi, seorang PR itu satu kaki
berada di organisasi atau perusahaan dan satu kakinya lagi berada di publik.
Artinya, kaki seorang PR itu harus merentang.
a) Hubungan
Pemasok
Ketergantungan
para pengusaha kepada para pemasok (supplier) komponen produk meningkat selama
bahan dan proses yang semakin khusus menjadi terlihat dalam produksi peralatan
yang ilmiah dan rumit, serta produk-produk teknis yang dibutuhkan untuk
memenuhi permintaan industri, militer, dan publik konsumen meningkat. Dalam
hubungan ini, kedudukan pemasok semakin bertambah penting. Para pengusaha
pabrik percaya kepada pemasok bahan mentah, suku cadang, aksesoris, perkakas,
dan mengoperasikan perbekalan untuk produksi dan operasi. Para pemasok makanan,
obat-obatan, perangkat keras, pakaian, perabot rumah, bahan bakar, dan beribu-ribu
produk lainnya untuk dijual kembali kepada komsumen utama (Moore, 2004 :
403-404).
b) Hubungan
Komunitas
Komunitas
adalah sekelompok orang yang hidup di tempat yang sama, berpemerintahan sama,
dan mempunyai kebudayaan dan sejarah yang umumnya turun-temurun. Orang hidup
dalam komunitas dengan lembaga-lembaganya yang membuat mereka saling
bergantung satu dengan lainnya. Mereka tidak dapat menikmati kehidupan
yang baik tanpa lembaga-lembaga tersebut. Begitu pula lembaga itu hanya dapat
hidup dengan izin mereka. Organisasi bisnis ada di antara lembaga-lembaga
komunitas yang lebih penting. Bisnis membantu komunitas dengan menyediakan
pekerjaan tetap, gaji yang layak, dan keuntungan finansial; dengan membeli
barang-barang dan jasa dari pemasok lokal; dengan membayar pajak untuk
kelangsungan pemerintahan setempat; dengan menyumbangkan proyek sosial dan
kebudayaan; dengan menjalani semua peran kehormatan sebagai warga yang baik.
Dengan demikian, lembaga bisnis yang maju berada pada posisi untuk meningkatkan
kesejahteraan komunitas tersebut (Moore, 2004:415).
c) Hubungan
Pemerintah
Suatu
perkembangan penting dalam PR adalah terjadinya hubungan yang lebih erat antara
perusahaan, asosiasi dan perserikatan dengan pemerintah, serta semakin
meluasnya keterlibatan lembaga-lembaga swasta dalam permasalahan masyarakat
(dimana selama ini permasalahan masyarakat lebih banyak ditangani pemerintah).
Kepentingan bisnis dan pemerintah menjadi satu serta saling menguntungkan, dan
kalangan bisnis tidak menganggap lagi pemerintah sebagai lawan, tetapi sebagai
mitra kerja (Moore, 2004 : 469)
d) Hubungan
Konsumen
Kegiatan
hubungan konsumen dari beberapa perusahaan industri dan perdagangan berpusat
pada publik pelanggan. Para pelanggan merupakan salah satu aset perusahaan yang
paling berharga. Mereka merupakan sumber penjualan barang, testimonial, dan
acuan; mereka merupakan sumber utama pelanggan baru. Hanya dibutuhkan waktu dan
pengeluaran sedikit untuk mempertahankan seorang pelanggan daripada mencari
pelanggan baru. Perusahaan berusaha mempertahankan itikad baik para pelanggan
dengan berhubungan secara teratur melalui perwakilan perdagangan, melalui
surat, pertemuan, penelitian, dan dengan pengiriman per pos surat kabar atau
majalah dan buku perusahaan secara teratur. Kepuasan pelanggan sangat
bergantung pada pemakaian dan pemeliharaan yang tepat dari berbagai produk.
Buku mini menerangkan pengolahan makanan dan minuman yang tepat. Buku pedoman
menyajikan bimbingan kepada para pelanggan dalam menjalankan dan memlihara
produk mekanik yang tepat. Para pelanggan secara berkesinambungan diberi
informasi mengenai perkembangan produk dan perlengkapan baru untuk memungkinkan
mereka melakukan penghematan, kepuasan, jaminan keamanan, meningkatkan daya
guna dalam penggunaannya (Moore, 2004 : 506).
Menurut
Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan konsumen antara lain (1) mempertahankan
pelanggan lama, (2) menarik pelanggan baru, (3) memasarkan/memperkenalkan
produk atau jasa baru, (4) memudahkan penanganan keluhan pelanggan dan (5)
mengurangi biaya. Costumer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain plant tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan special
events.
e) Hubungan
dengan media massa dan pers (media & press relations)
Hubungan
dengan media dan pers merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama
untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program
kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik.
Dengan hubungan baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol,
mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang
perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak
formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain
konfrensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan
resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain
keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).
Jenis kegiatan yang umum
dilakukan, diantaranya :
- Menyusun dan mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto,
artikel untuk konsumsi publik.
- Mengorganisasikan konferensi pers, acara kunjungan media massa
- Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi media massa
- Mengatur wawancara kalangan media massa dengan pihak manajemen
- Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal dan media
informasi lainnya.
- Memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk distributor, pemakai jasa,
konsumen langsung
- Membuat dan menulis bahan cetakan ; sejarah perusahaan, laporan
tahunan, poster-poster pendidikan dan sebagainya
- Menyiapkan instrumen audio visual ; lembaran slide presentasi dan
kaset video rekaman, berikut distribusi, penyusunan katalog, pameran dan
lain-lain.
- Mempersiapkan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan ;
logo perusahaan (komposisi warna, tipografi dan hiasan) jenis kendaraan
dinas, pakaian seragam pegawai.
- Mewakili perusahaan pada acara pertemuan ekternal lainnya.
- Mempersiapkan survey-survey pendapat dan berbagai penelitian lainnya.
- Mengawasi tugas-tugas periklanan—hubungan dengan biro iklan---bila
fungsi periklanan dibebankan kepada Humas.
- Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat.
- Pengatur penyelenggaraan acara resmi perusahaan dan kunjungan pejabat
penting, tamu kehormatan dan tokoh lainnya ke perusahaan.
- Menganalisis dan mengevaluasi umpan balik dari upaya untuk mencapai
tujuan perusahaan.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Jadi, seorang praktisi humas harus
memiliki perencanaan yang matang dalam membuat suatu program kerja dan harus
secara efisien menjalankan proses tersebut. Perencanaan dan Pemrograman
dijadikan kompas kinerja yang akan menjadi patokan dan skala dalam menjalankan
fungsi management. Perencanaan itu sendiri terdiri dari anggaran
humas internal dan anggaran
biro humas. Seorang praktisi PR harus
memikirkan langkah apa saja yang akan diambil dalam mewujudkan suatu sistem
yang baik dan terencana agar tidak salah arah dalam proses kinerjanya.
Perencanaan yang baik serta pembentukan suatu program yang efektif
dan efisien akan berdampak positif bagi perusahaan dan organisasi bersangkutan.
Hal ini secara otomatis menguntungkan secara materi bagi perusahaan dalam
jangka waktu tertentu dari hasil kinerja tersebut. Membuat program juga harus
direncanakan secara matang agar program yang akan dipilih dan dijalankan akan
efektif dan akan menghasilkan hasil yang maksimal. Dapat disimpulkan bahwa
dalam menjalankan fungsi management, seorang humas harus memfikirkan tentang
langkah apa yang akan diambil dan kemana nasib perusahaan akan dibawanya,
kemudian membuat suatu kegiatan perencanaan yang baik dengan disertakan
program-program dan media apa yang akan dipilih agar secara efektif
meningkatkan minat positif bagi khalaya;
DAFTAR PUSTAKA
Jefkins Frank, 2003, edisi V, Public Relations, Penerbit Erlangga,
Jakarta
Beard Mike, 2004, Edisi III, Manajemen Departemen Public Relation,
Penerbit Erlangga, Jakarta.
Abdurrachman,
Oemi. 2001. Dasar-dasar Public Relations. Bandung:
Penerbitan PT. Citra Aditya Bakti
Kusunastuti,Frida.
2001. Dasar-Dasar Humas . Jakarta :
GhaliaIndonesia
http:// peran kerja humas.com/
Komentar
Posting Komentar