MAKALAH PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS
PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS
MAKALAH
Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis
Dosen Pengampu : Ika Susilowati, S.Pd., M.Si.
Oleh Kelompok 4:
ü Eva Fitriana Nur Utami (155502052) V KB
ü Syamsul Arifin (155502191) V KB
MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PUTRA BANGSA
2017/2018
Assalamu’alaikumWrWb
Alhamdulillah, puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmatnya, penulisan makalah tugas Kominikasi Bisnis yang berjudul “Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis” dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas Kominikasi Bisnis oleh dosen pengampu matakuliah Kominikasi Bisnis, Ika Susilowati, S.Pd., M.Si.
Makalah ini di tulis dari hasil penyusunan data-data yang diperoleh dari buku-buku, artikel-artikel, serta informasi media sosial yang berhubungan dengan tema di atas, tak lupa juga kami ucapkan terimakasih kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah bekerjasama sehingga dapat diselesaikannya makalah ini. Saya mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan dan penyempurnaan makalah ini, dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan dan bermanfaat bagi semua pembaca amin.
Wassalamu’alaikumWrWb
Kebumen, 12 Oktober 2017
Tim Penulis
Halaman
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
1. Bagaimana Proses penyusunan pesan-pesan bisnis?
2. Bagaimana Penentuan tujuan pesan-pesan bisni?
3. Bagaimana cara menganalisis audience?
4. Bagaimana Penentuan ide pokok?
5. Bagaimana Pemilihan saluran dan media?
1. Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
2. Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
3. Mengetahui cara menganalisis audience.
4. Mampu menentukan ide pokok.
5. Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.
Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan yang disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur.
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
b. Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
c. Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.
Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik di hadapan audience, sekaligus sesuatu yang baik bagi organisasinya.
Sebelum Memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, langkah pertama yang harus ditentukan adalah tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan organisasi.
a. Mengapa Tujuan Harus Jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan antara lain :
· Keputusan untuk meneruskan pesan
· Keputusan untuk menanggapi audience
· Keputusan untuk memutuskan isi pesan
· Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
b. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.
· Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
· Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
· Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.
c. Cara Menguji Tujuan
· Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.
· Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.
· Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
· Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.
a. Cara Mengembangkan Profil Audiens
· Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
· Siapa Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
· Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
· Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
· Hubungan Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
b. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.
· Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
· Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
· Berikan semua informasi yang diperlukan
· Pastikan bahwa informasinya akurat
· Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
c. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu dengan mengatur pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.
Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.
a. Teknik Curah Pendapat
Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
· Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.
· Random List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan lainnya.
· CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.
· Journalistic Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-ide pokok.
b. Pembatas Cakupan
Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama.
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
b. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi lisan
|
Komunikasi tertulis
|
Ø Anda menginginkan umpan balik segera dari audien.
Ø Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
Ø Anda tidak memerlukan catatan permanan
Ø Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
Ø Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
|
Ø Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
Ø Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
Ø Anda memerlukan catatan permanen.
Ø Anda ingin mencapai audiens yang luas
Ø Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
|
Media pada saluran lisan
|
Media pada saluran
|
Ø Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
Ø Telpon, voice mail
Ø Radio, televisi, Computer
Ø Pita audio dan video
Ø Teleconference
Ø Video conference
|
Ø Surat, memo, laporan, proposal
Ø Elektronik mail / email
Ø Telepon (sms)
Ø Computer
Ø Faks
Ø Telegram
Ø Pos biasa dan khusus
|
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Edisi Kedua. Jakarta : Penerbit
Komentar
Posting Komentar